Resume bab 6

 Elektronik dan evaluasi kearsipan

A. Arsip elektronik

1. Penciptaan arsip elektronik

 Proses penciptaan arsip dapat dilakukan dengan dua cara yaitu sebagai berikut :

a).penciptaan secara elektronik atau otomasi. Penciptaan secara elektronik atau otomasi adalah menciptakan arsip elektronik dengan menggunakan alat yang bersifat elektronik seperti kamera digital perekam suara perekam video dan khususnya komputer.

b). Penciptaan arsip dengan cara transformasi digital. Proses penciptaan arsip dengan transformasi digital sering disebut proses digitalisasi. Digitalisasi mempunyai arti secara umum adalah Proses penciptaan arsip elektronik dari arsip konvensional dengan tujuan untuk melindungi arsip konvensional dari kerusakan secara fisik

Tahap-tahap Proses penciptaan arsip konvensional menjadi arsip elektronik adalah sebagai berikut

 a. tahap pemilihan

 b.tahap pemindaian 

C. tahap penyesuaian

 D. tahap pendaftaran tahap pembuatan berita acara.

2. Sistem penyimpanan dan temu balik arsip elektronik

     Menurut National archives and records administration Nasa usaha arsip elektronik merupakan arsip arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format di mana hanya komputer yang dapat memprosesnya oleh karena itu arsip elektronik seringkali dikatakan sebagai machine readable record. 

Sistem penyimpanan arsip elektronik dapat dilakukan dalam berbagai bentuk media penyimpanan antara lain sebagai berikut 

A.media magnetik (magnetic media)

B. Disk magnetik (magnetic disk)

C. Pita magnetik( magnetik tape)

D. Kaset (cassette)

E. Media optik (optical media)

3. Pemeliharaan arsip elektronik

Pemeliharaan arsip elektronik hendaknya dilakukan secara berkala untuk menghindari kerusakan fisik arsip kerusakan fisik arsip berakibat pada rusaknya data yang ada pada arsip elektronik upaya yang dapat dilakukan untuk menjaga fisik arsip elektronik antara lain sebagai berikut

Penggunaan perangkat keras (komputer,laptop,hardisk),dengan baik sesuai prosedur.

Menggunakan software pengelolaan arsip yang asli (bukan software bajakan)

Melakukan back up data secara berkala.

Menyimpan arsip elektronik pada tempat yang terlindungi dari medan magnet,debu,panas yang berlebihan,dan air.