Penyimpanan arsip sistem nomor

 Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun dengan menggunakan

kode angka/nomor. Adapun sistem nomor yang digunakan berdasarkan peraturan yang sudah lazim digunakan yakni.

1. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey
2. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut)
3. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan terminal digit.

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor banyak digunakan di berbagai kantor atau instansi yang penggunanya menggunakan urutan nomor, cth, KTP, No. Rek Bank, Nomor Induk Siswa (NIS), dan penggunaan nomor lain semacamnya.
Contoh:

• Sekolah                : Nomor Induks Sekolah
• Perguruan Tinggi   : Nomor Induk Mahasiswa
• PLN                     : Nomor Rekening Listrik
• Rumah Sakit         : Nomor Identitas Pasien

Seperti dijelaskan diatas bahwa penyimpanan arsip dengan sistem nomor menggunakan penyimpanan dengan metode nomor tertentu, berikut akan dijelaskan metode-metode tersebut.

Number Filing System

1. Penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey

Filing sistem ini diciptakan oleh Malvile Dewey. Sistem ini disebut juga sistem desimal dengan menggunakan notasi angka 0-9. Untuk menyusun arsip dengan sistem nomor kita perlu membuat daftar klasifikasi, daftar klasifikasi ini adalah daftar yang memuat segala persoalan kegiatan yang ada di dalam kantor/perusahaan.

Membuat daftar klasifikasi Dewey memerlukan pemikiran yang tajam, karena setiap tingkat permasalahan hanya dibuat 10 masalah saja. Masalah utama terdiri dari 10 masalah. Setiap satu masalah utama terdiri dari 10 sub masalah. Setiap satu sub masalah terdiri dari 10 sub-sub masalah. Oleh karena itu, pengelompokan nama masalah harus benar-benar teliti, sehingga semua masalah surat dapat tercakup semua dalam klasifikasi.
Contoh daftar klasifikasi nomor Dewey.

Masalah utama                      Sub Masalah          Sub-sub Masalah
000 Organisasi
100 Kepegawaian
                                                100 Upah
                                                110 Cuti
                                                                                110 Cuti Melahirkan
                                                                                111 Cuti Sakit
                                                                                112 Cuti Tahunan
200 Keuangan
                                                200 Kredit
                                                210 Pajak
                                                                                210 Pajak Motor
                                                                                211 Pajak Mobil
                                                                                212 PBB
                                                                                213 PPH

Setelah membuat daftar klasifikasi, hal berikutnya dalam penyimpanan kearsipan adalah mempersiapkan peralatan dan perlengkapan. Berikut ini adalah jenis perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan dalam sistem Dewey.

1. Filing cabinet

Diperlukan 10 Laci filing cabinet, kode laci ini sebagai penunjuk masalah utama. Kode laci ini berurutan sebagai berikut.
Laci 1    Kodenya    000
Laci 2    Kodenya    100
Laci 3    Kodenya    200